Prozessmanagement – Gute Tools alleine reichen nicht!

Es ist frustrierend. Qualitätsverantwortliche, die mit Herzblut und Elan die Aufgaben der Qualitätsentwicklung angehen, aber in der täglichen Praxis die Motivation verlieren. Da haben sie die besten Tools, die mit allen Daten sehr übersichtlich und vorbildlich strukturiert befüllt werden. Sie benennen Prozessowner und sorgen dafür, dass diese die übernommenen Prozesse auf Stimmigkeit prüfen und allfällige Korrekturen melden. Sie verlinken Prozesse miteinander und verknüpfen sie mit mitgeltenden Dokumenten, Checklisten, Arbeitsformularen etc.

Schon während dieser Arbeiten stellen Sie mit ein wenig Empathie fest, dass bei den Mitarbeitenden keine Freude aufkommen will und Prozessmanagement als notwendiges Übel wahrgenommen wird. Kein Wunder, dass in vielen Organisationen wunderschöne Prozesslandkarten und -modellierungen in Aktenordnern verstauben und nur von Zeit zu Zeit oder vor den Audits das Tageslicht erblicken.

Richtig aufgebaut und integriert, ist Prozessmanagement der Schlüssel für eine durchwegs positive Unternehmenskultur. Prozessmanagement ist die Chance, um die Zusammenarbeit in allen Bereichen des Unternehmens erheblich zu verbessern. Schon bei der Modellierung der Prozesse werden unter Einbezug aller relevanten Mitarbeitenden erhebliche Potenziale zur Verbesserung offenbar. Die Fokussierung auf gemeinsame Ziele und der offene Austausch von gegenseitigen Erwartungen wird bereits in der ersten Phase der Prozessdarstellung einen signifikanten Motivationseffekt bringen. Die Lösungsfindung an problematischen Schnittstellen und die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten sind nur einige entscheidende Faktoren, damit die Zusammenarbeit effizient wird und mit hoher Qualität und höchster Kundenorientierung gelingt.

Im nächsten Schritt ist es essenziell, dass die beschriebenen Prozesse gelebt, mit Prozessindikatoren messbar gemacht und weiterentwickelt werden. So lernen Sie täglich dazu. Rückmeldungen geben Hinweise auf Verbesserungspotenziale, neue Technologien oder Anforderungen fliessen ein. Ideen und Innovationen können direkt am Prozess diskutiert und geprüft werden. Änderungen im Kleinen werden auf ihren Effekt im Ganzen betrachtet.

Ein funktionierendes Instrumentarium ist die Basis und stellt in der Regel keine grosse Herausforderung für die Verantwortlichen dar. Entscheidend ist jedoch der frühzeitige Einbezug der Mitarbeitenden und die Nutzung von Prozessmanagement als Führungsinstrument.

Mit den Worten von Antoine de Saint-Exupéry: „Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“