Wozu dokumentieren Sie Ihre Prozesse?

Allzu oft besteht das Prozessmanagement aus einer Reihe veralteter, in einem Ordner abgelegter Dokumente. Diese wurden in vielen Fällen in der Vorbereitung auf eine Zertifizierung erstellt und dann vergessen.

Das ist schade, denn Prozesse sind wesentlich für die Planung der Ressourcen, die Koordination der Zusammenarbeit sowie die wirtschaftliche Erstellung von Produkte und Dienstleistungen. Zudem leisen Sie einen wesentlichen Beitrag an den Wissenserhalt im Unternehmen.

Mittels Prozessen wird die Unternehmensstrategie operationalisiert. Die zentrale Frage lautet deshalb, welchen Beitrag die Prozesse zur Erreichung der strategischen Ziele leisten. Es ist deshalb wesentlich, die Leistung (zumindest) der Kernprozess überprüfen zu können. Dafür braucht es konkrete Ziele und Messgrössen, die regelmässig erhoben und mit den Zielwerten abgeglichen werden.

Diese Systematik schafft die notwendige Transparenz, um Effektivität und Effizienz der Leistungserbringung laufend überprüfen und beurteilen zu können. Vom Ziel abweichende Werte zeigen Gesprächs- bzw. Handlungsbedarf an. Intelligente Unternehmen sind sich des daraus entstehenden Nutzens bewusst und profitieren davon, um sich stetig weiterzuentwickeln.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Prozessmanagement nur in wenigen Unternehmen als massgebendes Instrument zur Sicherung des Unternehmenserfolgs verstanden und systematisch verwendet wird. Gründe dafür sind vielfach:

• Ein fehlender Überblick > Prozessarchitektur
• Nicht oder falsch geregelte Zuständigkeiten > Verantwortlichkeit
• Fehlende Priorisierung bei der Prozessdokumentation > Unübersichtlichkeit
• Zu detaillierte Prozessbeschreibung > fehlender Handlungsspielraum
• Erarbeitung der Unterlagen ohne Einbezug der direkt Beteiligten > fehlende Identifikation
• Dokumentation und Realität weichen stark voneinander ab > ungenügende Implementierung
• Prozesse weisen weder Ziele noch Messgrössen auf > ungenügende Ergebnisorientierung
• Prozessleistung wird nicht systematisch gemessen > fehlende Basis für die kontinuierliche Verbesserung

Prozessmanagement Schritt für Schritt

• Nutzen Sie Ihr Prozessmanagement als Führungssystem und nicht als Handlungsanleitung
• Gliedern Sie Ihre Prozesse in Kategorien:
  - Führungsprozesse
  - Kernprozesse
  - Supportprozesse
• Identifizieren Sie die für den Erfolg der Organisation wesentlichen Schlüsselprozesse
  - Kernprozesse
  - Für Kernprozesse wesentliche Führungsprozesse
  - Für Kernprozesse unverzichtbare Supportprozesse
• Weisen sie den Prozessen kompetente Verantwortliche zu
• Wählen sie eine einfache, zweckdienliche Methode zur Prozess-Dokumentation aus
• Dokumentieren Sie Ihre Schlüsselprozesse unter Einbezug der betroffenen Personen
  - Prozessteckbrief
  - Flow-Chart (Swim Lanes)
• Definieren Sie die mit den Prozessen zu erreichenden Ziele und identifizieren Sie geeignete Indikatoren, mit welchen Sie die Zielerreichung überprüfen können.
• Aktualisieren bzw. erstellen Sie erforderliche mitgeltende Dokumente, die bei der Anwendung des Prozesses verwendet werden.
• Führen Sie die Prozesse ein
• Messen Sie anhand der festgelegten Indikatoren die Funktionalität der Prozesse
• Vergleichen Sie die Mess- mit den Zielwerten und analysieren Sie die Gründe für Abweichungen.
• Leiten Sie bei Bedarf Korrekturmassnahmen ein, um die angestrebten Ziele auf Anhieb zu erreichen
  
  

In Workshop mit Mitarbeitenden erarbeiten wir in kurzer Zeit die Grundlagen für eine sinnstiftende Prozess-Dokumentation.

• Je Schlüsselprozess wird ein kurzer Steckbrief mit wesentlichen Angaben verfasst.
• Schlüsselprozesse werden end-to-end beschrieben und zunächst in sinnvolle Phasen unterteilt.
• Die Beteiligten legen dann fest, welche Akteure im Prozess tätig werden. Jeder Akteur erhält im Flow-Chart eine Swim Lane.
• Chronologisch werden nun die wesentlichen Aktivitäten im Flow Chart in der Swim Lane des betroffenen Akteurs abgebildet und miteinander verbunden. So entsteht in kurzer Zeit ein strukturiertes Bild über den Prozess.
• Nun überlegen sich die Beteiligten, an welchen Stellen sinnvollerweise Messungen vorgenommen und werden und welche Messgrößen sich hierfür eignen. Nun müssen noch Zielwerte festgelegt werden und dann kann die Prozessleistung gemessen und ausgewertet werden.

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Franz Odermatt, EVOLEX AG