Wozu dokumentieren Sie Ihre Prozesse?
In vielen Organisationen besteht das Prozessmanagement aus einer Reihe veralteter, in einem Ordner abgelegter Prozessdokumentationen. Sie wurden in den meisten Fällen in der Vorbereitung auf eine Zertifizierung erstellt und dann vergessen.
Das ist eigentlich schade, denn Prozesse sind wesentlich für die Planung der Ressourcen, die Koordination der Zusammenarbeit und Basis für die wirtschaftliche Erstellung von Produkte und Dienstleistungen.
Prozesse sind notwendigerweise aus der Strategie abgeleitet. Die Frage lautet, welchen Beitrag leisten die Prozesse zur Erreichung unserer strategischen Ziele. Es geht nicht darum sämtliche Aktivitäten in Prozessen abzubilden. Es reicht, wenn Sie sich auf die wesentlichen konzentrieren.
Um die Leistung der ausgewählten Prozesse überprüfen zu können, müssen Messgrössen und definiert und geeigneten Messsysteme etabliert werden. Die Messergebnisse werden regelmässig erhoben und mit den Zielwerten verglichen.
Diese Systematik erlaubt es, Effektivität und Effizienz der wesentlichen Prozesse laufend zu überprüfen. Abweichende Werte zeigen Gesprächs- bzw. Handlungsbedarf an und sind die Basis für die lernende Organisation.
Häufige Fehler in der Praxis
Unsere Erfahrung zeigt, dass Prozessmanagement in wenigsten Organisationen systematisch zur Sicherung des Unternehmenserfolgs verwendet wird. Meistens handelt es sich dabei um eine Beschreibung von Aktivitäten und nicht um ein Instrument der Führung. Die häufigsten Fehler sind:
- Es fehlt der Überblick > Prozessarchitektur
- Zuständigkeiten sind nicht oder falsch geregelt > Verantwortlichkeit
- Es wird eine Unzahl von Prozessen beschrieben > Priorisierung
- Prozesse sind zu detailliert dokumentiert > Handlungsanweisung
- Bei der Dokumentation sind die im Prozess tätigen Personen nicht einbezogen > Beteiligung
- Prozesse sind nicht eingeführt, die Beschreibungen haben wenig mit der Realität zu tun > Implementierung
- Für die wesentlichen Prozesse sind weder Ziele noch Messgrößen definiert > Ergebnisorientierung
- Prozessleistung wird nicht gemessen, ausgewertet und für die Verbesserung genutzt > Controlling und kontinuierliche Verbesserung
Gehen Sie am einfachsten so vor
- Nutzen Sie Ihr Prozessmanagement als Führungssystem und nicht als Handlungsanleitung
- Gliedern Sie Ihre Prozesse in Kategorien:
- Führungsprozesse
- Kernprozesse
- Supportprozesse
- Identifizieren Sie die für den Erfolg der Organisation wesentlichen Schlüsselprozesse
- Kernprozesse
- Für Kernprozesse wesentliche Führungsprozesse
- Für Kernprozesse unverzichtbare Supportprozesse
- Weisen sie den Prozessen kompetente Verantwortliche zu
- Wählen sie eine einfache, zweckdienliche Methode zur Prozess-Dokumentation aus
- Dokumentieren Sie Ihre Schlüsselprozesse unter Einbezug der betroffenen Personen
- Prozessteckbrief
- Flow-Chart (Swim Lanes)
- Indikatoren
- Aktualisieren bzw. erstellen Sie erforderliche mitgeltende Dokumente, die bei der Anwendung des Prozesses verwendet werden.
- Führen Sie die Prozesse ein
- Messen Sie anhand der festgelegten Indikatoren die Funktionalität der Prozesse
- Vergleichen Sie die Mess- mit den Zielwerten und analysieren Sie die Gründe für Abweichungen.
- Leiten Sie bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ein, um die angestrebten Ziele auf Anhieb zu erreichen
Für ein effektives Prozessmanagement ist kein Fachwissen erforderlich
In Workshop mit Mitarbeitenden erarbeiten wir in kurzer Zeit die Grundlagen für eine sinnstiftende Prozess-Dokumentation.
- Je Schlüsselprozess wird ein kurzer Steckbrief mit wesentlichen Angaben verfasst.
- Schlüsselprozesse werden end-to-end beschrieben und zunächst in sinnvolle Phasen unterteilt.
- Die Beteiligten legen dann fest, welche Akteure im Prozess tätig werden. Jeder Akteur erhält im Flow-Chart eine Swim Lane.
- Chronologisch werden nun die wesentlichen Aktivitäten im Flow Chart in der Swim Lane des betroffenen Akteurs abgebildet und miteinander verbunden. So entsteht in kurzer Zeit ein strukturiertes Bild über den Prozess.
- Nun überlegen sich die Beteiligten, an welchen Stellen sinnvollerweise Messungen vorgenommen und werden und welche Messgrößen sich hierfür eignen. Nun müssen noch Zielwerte festgelegt werden und dann kann die Prozessleistung gemessen und ausgewertet werden.
Franz Odermatt