Die fünf grössten Fehler bei der Messevorbereitung

Sie wollen Ihre Produkte, ihre Dienstleistungen, ihr Unternehmen auf einer Messe präsentieren. Schliesslich geht es darum neue Kunden zu gewinnen, das Auftragsbuch zu füllen oder bestehende Kunden noch besser zu binden. Egal, ob sie nun schon Messeprofi sind, oder sie zum ersten Mal den grossen Auftritt wagen, bei der Messeorganisation geschehen immer wieder leicht vermeidbare Fehler. Nachfolgend fünf Beispiele für Fehler, die den gesamten Messeerfolg infrage stellen. Mit einfachen Mitteln, lassen sich diese Aspekte in Erfolgsvariablen umwandeln.

Immer wieder werden Messen als eines der wichtigsten Marketinginstrumente dargestellt, die gerade in Zeiten der Digitalisierung, den direkten Kundenkontakt in den Vordergrund stellen und damit Erfolgsfaktoren der Unternehmenssicherung sind. Eine Messepräsenz ohne Zielsetzung ist jedoch ein reiner Kostenfaktor ohne jeden Effekt. Ein schöner Stand, tolle Prospekte und einheitlich gekleidetes Standpersonal sehen auf Fotos und in Broschüren toll aus – im Endeffekt wird es aber unisono heissen: „Ausser Spesen nix gewesen.“

Stellen Sie noch vor dem Entscheid für die Messe die wichtigen Fragen:

• Warum präsentieren wir uns dort?
• Mit welchen Ergebnissen beenden wir die Messe?
• Wie können wir diese Ziele erreichen?

Die Messegesellschaft tut wie immer ihr Bestes und wird nach erfolgter Erstplanung einen Standplatz zuweisen/vorschlagen. Nehmen Sie was Sie bekommen und ab geht es zum nächsten Planungsschritt? Zur Messeorganisation gehört unbedingt die Vorabprüfung, welches der ideale Standplatz für Sie wäre. Ist die Messe thematisch geordnet? Wo sind Ihre Wettbewerber? Wo sind Aktionsflächen, Laufwege, etc?

Befassen Sie sich mit der Messeorganisation. Schauen Sie sich die Standpläne der letzten Messedurchführung an und Sie werden schon bei der Anmeldung zur Messe Ihren gewünschten Standort benennen können. Ob der realisierbar ist, steht damit nicht fest, aber die Voraussetzungen zur optimalen Platzierung sind aktiv gestaltet.

Ab auf die Messe und nehmen was kommt? Neben neugierigen Hobbybastlern mit anregenden Gesprächen zu technischen Details stehen Entscheider von potentiellen Handelspartnern oder Grosskunden. Erkennen Sie die Prioritäten? Wo ist Ihre Zielsetzung?

Terminieren Sie so viel wie möglich im Vorfeld. Lassen Sie sich aber auch Freiräume für Unvorhergesehenes oder eigene Messerundgänge zur Konkurrenz- und Marktbeobachtung.

Ihr Team ist parat? Ist es das wirklich? Klar die Mitarbeiter sind alle pünktlich zur Messe angereist und kennen Ihre Einsatzpläne. Kennen die Teammitglieder auch ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten? Wissen sie um wichtige Events, eigene Aktionen, Produktneuheiten, personelle Fragen, usw.

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie mit einem selbstsicheren, kompetenten Team auf dem Messestand vertreten sind. Dieser Stand, dieses Team repräsentiert das gesamte Unternehmen. Mit einem Kick-off Event vor der Messe informieren Sie möglichst das gesamte Standpersonal zu allen organisatorischen, technischen und kommerziellen Fragen, die im Messealltag auf den jeden Einzelnen zukommen können.

Ein tägliches Briefing kurz vor Messeöffnung gibt Ihnen die Möglichkeit das Team für den Tag einzuschwören, Eindrücke und Erkenntnisse des Vortages zu benennen und über wichtige Tagesevents zu informieren.

Jetzt geht die Arbeit erst richtig los. „Nach der Messe, ist vor der Messe“ ist ein bekannter Satz im Eventgeschäft. Analysieren Sie die Messeorganisation und die Messeveranstaltung sehr sorgfältig. Gehen Sie alle Themengebiete systematisch durch und notieren Sie bewährte Aspekte und Verbesserungsmöglichkeiten. So sind Sie für den nächsten Auftritt optimal vorbereitet und werden die nächste Messeorganisation noch optimaler gestalten können.